¿Por qué crees que el servicio al cliente es tan importante? La respuesta es bastante simple: este es el único departamento de una empresa que tiene la capacidad de eliminar las preocupaciones de los clientes. Los representantes de servicio al cliente que son amables, empáticos y atentos poseen la capacidad de convertir a un cliente insatisfecho en uno feliz y satisfecho con el servicio.

Esta es la razón por la que siempre se recomienda a las empresas que presten especial atención a los representantes de atención al cliente porque, siendo sinceros, los clientes tienen el poder de hacer o deshacer un negocio, por lo que también podrían ganarse sus corazones y ver crecer su negocio.

Varias empresas, especialmente las empresas de telecomunicaciones, han entendido la tarea y han comenzado a trabajar en sus departamentos de atención al cliente. Optimum, por ejemplo, se asegura de que sus representantes altamente capacitados estén disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Además, esta compañía hace todo lo posible para simplificar sus funciones para que los clientes no tengan que enfrentarse a un momento difícil para resolver las cosas. Desde obtener respuestas a las consultas de los clientes hasta brindarles un medio útil para pagar las facturas, esta empresa realmente ha causado sensación en el mercado. Incluso como hablante no nativo de inglés, puedes pagar Optimum por teléfono sin complicaciones.

Por lo tanto, es seguro decir que el servicio al cliente es el departamento más importante de una empresa y se le debe dar la importancia que se merece.

Teniendo todo esto en cuenta, hemos preparado una lista de todos los componentes importantes que ayudan a mejorar el departamento de atención al cliente. Así que siéntate, relájate y sigue leyendo.

1. Empatía

Comprender y empatizar con los sentimientos de otra persona es una habilidad. Se trata de asumir la perspectiva de los demás y ver una situación desde su punto de vista. Si bien es posible que los representantes de atención al cliente no siempre puedan resolver el problema de un cliente, mostrar empatía hace que los clientes sientan que sus preocupaciones son importantes. Confirma que un negocio los valora.

Además, la empatía es crucial ya que los proveedores de servicios deben comprender los problemas y preocupaciones de los clientes desde su punto de vista. Deben tomar medidas más allá de escuchar las quejas y abordarlas.

Entonces, ¿cómo se puede incorporar esta importante cualidad en los departamentos de atención al cliente? Bueno, brindando la capacitación adecuada a los agentes enseñándoles los valores fundamentales de la empresa.

2. Paciencia

Los empleados de servicio deben tratar con sus clientes y compañeros de trabajo con bastante paciencia. Si les falta paciencia, se agitarán e incluso pueden perder la calma, lo que les afectará negativamente a ellos y a su trabajo.

Entonces, ¿Cómo aumentar los niveles de tolerancia de los agentes?

Lo primero es lo primero, es importante apropiarse de la siguiente frase: no es horrible; es simplemente inconveniente. Cuando la paciencia se esté agotando, ya sea porque un cliente está hablando demasiado o porque un compañero de trabajo no está brindando la información correcta, se debe recordar que todo pasará.

En segundo lugar, se deben establecer estándares de manera general para los agentes. Se debe brindar un ejemplo tangible de cómo la paciencia se aplica en escenarios comunes que atienden día a día los agentes. Ellos no podrán cumplir con las expectativas si no son expresadas de manera clara.

3. Claridad

Los agentes de servicio al cliente pueden desempeñarse mejor si comunican las cosas correctamente. Los representantes de servicio al cliente deben comprender adecuadamente las necesidades y expectativas de sus clientes. Esto resultará en menos malentendidos y más trabajo eficiente.

Los  siguientes consejos ayudan a que el mensaje sea más comprensible:

• Aclarar la jerga técnica en la escritura o conversación.
• Antes de terminar las conversaciones, se debe realizar una oferta para aclarar o verificar.
• Toda la información que sea práctica debe incluirse en viñetas o resumirse.

4. Voluntad

Los mejores agentes de servicio al cliente siempre deben estar dispuestos a aumentar su base de conocimientos y aprender cosas nuevas. Si están abiertos a aprender podrán ser capaces de ofrecer mejores respuestas, plantear preguntas perspicaces y llevar a cabo sus tareas de manera más eficaz, lo que mejora la experiencia general de los clientes.

Prueba estos tips para despertar la curiosidad:

• Asegurarse de preguntar “por qué” más a menudo. Casi siempre se puede tener una idea precisa de lo que los clientes realmente requieren. Sin embargo, al preguntar “por qué”, se pueden conocer con exactitud sus necesidades, que pueden ser más que simplemente la noción que crean los agentes.
• Para confirmar (o negar) que “se entendió”, se puede recitar lo que se escucha o parafrasear lo que se captó. Si aún no está claro, se debe consultar de manera sutil para poder comprender a profundidad la necesidad del cliente.

5. Enfoque correcto

El entorno actual tiende a distraer mucho. Los smartphones, las notificaciones, las redes sociales, las noticias y las distracciones en el lugar de trabajo dificultan que las personas se concentren en sus tareas. Como resultado, encontrar empleados que estén comprometidos con sus trabajos también es cada vez más difícil.

A medida que surgen más distracciones, puede ser difícil ayudarlos a perfeccionar su enfoque. Aún así, la atención en el servicio al cliente se define escuchando a los clientes, absorbiendo información a veces difícil y completando tareas de manera eficiente.

Para lograr agudizar el enfoque es importante practicar el arte de permanecer en silencio: todos los días, tomarse de 10 a 15 minutos en silencio para reflexionar y volver a concentrarse en brindar un excelente servicio al cliente y completar una tarea a la vez.

Últimas palabras

Cada carrera requiere buenas habilidades de servicio al cliente, y hay muchas maneras de mejorar las interacciones con los clientes. Cualquier negocio o marca depende de sus clientes, por lo que asegurar su satisfacción es de suma importancia. 

Por lo tanto, es fundamental que el agente de servicio al cliente escuche atentamente las preocupaciones y atienda las quejas de los clientes con atención. Si sigues los consejos de este artículo, podrás brindar un mejor servicio a tus clientes y estar en el camino para brindar un excelente servicio al cliente durante muchos años.