El Ministerio del Interior del Gobierno de España a través de su Secretaría General Técnica, su Unidad de Apoyo y su Oficina de Información y Atención al Ciudadano ha editado la Guía de Trámites 2020 para difundir de forma clara y concisa los requisitos necesarios y la normativa reguladora de cada uno de los servicios que presta a los ciudadanos, de modo que el acceso a los mismos sea lo más sencillo posible, recopilando y actualizando toda la información de interés sobre los trámites del Ministerio del Interior más consultados por los ciudadanos.
En relación con los archivos dependientes del Ministerio del Interior del Gobierno de España, esta guía nos explica:
- El acceso y consulta de documentos en archivos dependientes del Ministerio del Interior.
- ¿Cómo solicitar acceso a los documentos conservados en los archivos dependientes del Ministerio del Interior?.
- Normativa básica reguladora.
Acceso y consulta de documentos en archivos dependientes del Ministerio del Interior
En esta Guía de Trámites 2020 del Ministerio del Interior nos explican que el artículo 105 b) de la Constitución Española prescribe la regulación legal del acceso de los a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Este precepto ha sido desarrollado en el artículo 13 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, así como también en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, entre otras disposiciones.
Este derecho de acceso es independiente y compatible con el derecho de acceso previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
En el ámbito del Ministerio del Interior se ha dictado la Instrucción de 12 de julio de 2006, de la Secretaría General Técnica, por la que se dictan normas sobre el acceso y la consulta de documentos en los archivos dependientes del Ministerio del Interior.
El Archivo General presta servicio de acceso y consulta de documentos tanto a los ciudadanos en general para el ejercicio de derechos, aportación de documentos a otros procedimientos o para localizar información sobre ellos mismos o sus familiares, como a investigadores nacionales o extranjeros que realizan estudios académicos y proyectos relacionados con los fondos documentales que conserva el Ministerio del Interior. Alguno de estos servicios puede solicitarse a través de la página web.
¿Cómo solicitar acceso a los documentos conservados en los archivos dependientes del Ministerio del Inteior?
Información y modelo de solicitud
El modelo de solicitud de acceso está establecido en la citada Instrucción de 12 de julio de 2006. Este modelo, junto con la información relacionada con el trámite, se encuentra asimismo disponible:
- En la página web del Ministerio del Interior, en la siguiente dirección de internet: http://www.interior.gob.es/es/web/archivos-y-documentacion/archivo-general-sistema/servicios/servicio-al-ciudadano.
- En la Sede electrónica central del Ministerio para las peticiones presentadas a través de la misma (sólo con firma electrónica certificada): https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/archivo-general/index.html
- En la página web de la Guardia Civil (para fondos documentales custodiados en archivos dependientes de esa Dirección General), en la dirección: http://www.guardiacivil.es/es/servicios/Procedimientos_administrativos/fondos_documentales.html.
- En la Sede electrónica de la Dirección General de la Policía (para fondos documentales custodiados en archivos dependientes de esa Dirección General. Ver el apartado “Cancelación de antecedentes policiales” disponible también en esta Guía de Trámites).
- En el Servicio de Atención al Ciudadano de la Secretaría General de Instituciones Penitenciarias con relación a la certificación de permanencia en prisión, en la dirección: https://www.institucionpenitenciaria.es/es/web/home/vida-en-prision/libertad-y-excarcelacion.
Lugares de presentación de solicitudes
Las solicitudes pueden presentarse, debidamente firmadas y acompañadas, en su caso, de la documentación necesaria, presencialmente en el Registro General del Ministerio del Interior, o por cualesquiera otros medios de los referidos en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Asimismo, las solicitudes podrán presentarse a través de la Sede electrónica del Departamento, si se dispone de firma electrónica certificada: https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/archivo-general/index.html
A quién deben dirigirse las solicitudes
A la Secretaría General Técnica, en los siguientes casos:
- Si se solicita acceso exclusivamente a documentos que ya estén depositados en el Archivo General del Departamento; o bien a documentos que puedan estar ubicados tanto en el Archivo General del Departamento como en archivos de otros centros directivos del Ministerio del Interior.
- Si se solicita acceso a documentos conservados en archivos de más de un centro directivo del Ministerio del Interior.
- Si se solicitan documentos afectados por restricciones o limitaciones jurídicas en lo que respecta a su acceso.
- A los titulares de los respectivos centros directivos del Ministerio del Interior, en el resto de los casos, cuando se solicite el acceso a documentos conservados en archivos de una o más unidades bajo su exclusiva dependencia.
¿Qué documentación debe acompañarse?
Las solicitudes deben ir acompañadas de uno de los siguientes documentos:
- Copia del DNI, pasaporte, tarjeta del número de identificación de extranjeros (NIE) o cualquier otro documento identificativo análogo, o bien
- Autorización al Ministerio del Interior para comprobar la identidad del solicitante a través del Servicio de Verificación de Datos de Identidad (SVDI), que se cumplimenta en el propio formulario de solicitud.
Ninguno de estos documentos será necesario en los siguientes casos:
- Si la solicitud se presenta en la Sede electrónica del Departamento mediante firma electrónica certificada.
- Si alguno de dichos documentos ya fue presentado con anterioridad por el interesado para un procedimiento análogo, en cuyo caso es conveniente indicarlo así expresamente en la solicitud.
Además de esto, en determinados casos, puede ser necesario aportar los siguientes
documentos o medios de acreditación:
- En los supuestos de representación legal de personas físicas, deberá acreditarse la representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna, o mediante declaración en comparecencia personal del interesado. Para los casos afectados por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el representante legal podrá actuar solamente en el caso de incapacidad o minoría de edad del titular de los datos.
- Si el titular de los datos es una persona jurídica, el solicitante deberá presentar copia de la escritura notarial que acredite fehacientemente su condición de representante legal de dicha entidad.
- Los interesados en los procedimientos deberán acreditar documentalmente dicha circunstancia.
- En el caso de documentos que contengan datos personales a los que no se pueda aplicar el plazo general de 25 ó 50 años previsto en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, bien por referirse a una pluralidad de personas en la que no es posible establecer los plazos aplicables para todas y cada una de ellas, bien porque el plazo genérico de 50 años no permite establecer que la información se refiera a personas ya fallecidas, en presencia de datos personales que gocen de mayor protección que el derecho de acceso que se pretende ejercer, los solicitantes deberán aportar autorización del titular de los datos, acompañada de fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del autorizante, según el modelo de autorización previsto en la Instrucción de 12 de julio de 2006 (Anexo II).Este impreso está disponible para descarga en la página web del Departamento:
http://www.interior.gob.es/es/web/archivos-y-documentacion/archivo-general-sistema/servicios/servicio-al-ciudadano. - Podrán acceder a los datos personales de los fallecidos, antes del transcurso del plazo general de 25 ó 50 años, sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad o primer grado de afinidad, o personas ligadas por relación de afectividad análoga al matrimonio. Dichas personas podrán también autorizar el acceso a dichos datos por parte de terceros, en cuyo caso la autorización deberá venir acompañada de la fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del autorizante. Todo ello con excepción de los ficheros incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. En el supuesto de discrepancias sobre el acceso a los datos, se dará primacía al parentesco por consanguinidad sobre la afinidad, y dentro del mismo, al primer grado sobre el segundo. Para el acceso a los datos por parte de los familiares, o de terceros autorizados por éstos, deberá presentarse copia del Libro de Familia u otro documento que acredite la vinculación familiar, matrimonial o constitutiva de análoga relación de afectividad con el fallecido.
- Los investigadores que deseen acceder a documentos excluidos de consulta pública conforme a los casos enumerados en los regímenes general y específico, deberán acreditar la relevancia e interés histórico, científico o cultural mediante memoria de la tesis o trabajo de investigación correspondiente, avalada por su director, en su caso. En ningún caso, la cumplimentación de este requisito condicionará el sentido final de la resolución a la solicitud de acceso.
- Las solicitudes de personas que ostenten la condición de diputado, senador, miembro de la asamblea legislativa de una Comunidad Autónoma o de una corporación local, se tramitarán conforme a las disposiciones específicas de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de los Reglamentos de las Cámaras, y del Real Decreto Ley 5/1994, de 29 de abril, por el que se regula la obligación de comunicación de determinados datos a requerimiento de las comisiones parlamentarias de investigación.
- Cuando así se estime oportuno, a la luz de las circunstancias del caso concreto, se podrá requerir al solicitante declaración escrita por la que se comprometa a no utilizar la información ni las reproducciones suministradas con fines que puedan afectar al derecho al honor, la intimidad y la propia imagen, o a aquellos otros reconocidos por la legislación reguladora de la propiedad intelectual, comercial o industrial, según el modelo que figura como Anexo IV a la Instrucción de 12 de julio de 2006, de la Secretaría General Técnica, por la que se dictan normas sobre el acceso y la consulta de documentos en los archivos dependientes del Ministerio del Interior. Este modelo está disponible para su descarga en la página web del Departamento: http://www.interior.gob.es/es/web/archivos-y-documentacion/archivo-general-sistema/servicios/servicio-al-ciudadano
La normativa básica reguladora
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (BOE núm. 294, de 6 de diciembre).
- Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE núm. 155, de 29 de junio; corrección de erratas en BOE núm. 296, de 11 de diciembre).
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE núm. 236, de 2 de octubre).
- Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre (BOE núm. 17, de 19 de enero de 2008).
- Orden de 21 de diciembre de 2000, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y se regula el acceso a los archivos de él dependientes (BOE núm. 4, de 4 de enero de 2001).
- Orden INT/2528/2002, de 2 de octubre, por la que se regula el Sistema Archivístico del Ministerio del Interior (BOE núm. 246, de 14 de octubre).
- Instrucción de 12 de julio de 2006, de la Secretaría General Técnica, por la que se dictan normas sobre el acceso y la consulta de documentos en los archivos dependientes del Ministerio del Interior (Orden General del Cuerpo Nacional de Policía nº 1609, de 9 de octubre de 2006; Boletín Oficial del Cuerpo de la Guardia Civil nº 29, de 20 de octubre de 2006).
